در عصر امروز، اصلی‌ترین عامل موفقیت سازمان‌ها، واحد منابع انسانی کارآمد می‌باشد و به همین دلیل برای مدیریت نوین آنها جهت انجام سریع و پربازده فعالیت‌ها باید گام مهمی برداشت. یکی از اصلی‌ترین گام‌ها استفاده از نرم‌افزارهای تخصصی است که با وجود آنها بسیاری از فعالیت‌های تکراری و خسته کننده واحد به سرعت انجام شده و بیش‌تر زمان پرسنل صرف تفکر، تصمیم‌گیری و انجام مسائل استراتژیک منابع انسانی خواهد شد.
نرم افزاری که در واحد منابع انسانی مسئول انجام فرآیندها و مکانیزه نمودن آن‌هاست، HRMS است که در این مقاله تعریف کلی از آن به همراه ویژگی هایش بیان شده است.
نرم افزار HRMS چیست؟
یک نرم افزار مدیریت منابع انسانی است که توسط متخصصان منابع انسانی برای مدیریت در این واحد استفاده می‌شود. سیستم‌های HRMS برای پشتیبانی از عملکردهای مختلف بخش منابع انسانی مانند مدیریت حقوق و دستمزد، استخدام، مدیریت مزایا، مدیریت اطلاعات کارکنان، مدیریت عملکرد کارکنان، آموزش و ردیابی شایستگی طراحی شده‌اند.
قابلیت های HRMS
سیستم HRMS با خودکار نمودن فرآیندهای اساسی و حفظ امنیتی سوابق کارها کمک می‌کند تا عملکردهای کاری منابع انسانی موثرتر و صحیح تر اجرا شود. یک نرم افزار HRMS توسعه یافته تیم‌های منابع انسانی را در حوزه‌های ذیل پشتیبانی می‌نماید:
مدیریت پرسنل
برترین سیستم‌های HRMS از پرسنل در طول چرخه عمر کاری آنها از آموزش‌های ابتدایی و بدو ورود گرفته تا رسیدن به ترفیعات پشتیبانی می‌کند. مدیریت کارکنان همچنین قابلیت جمع آوری، نگهداری، ذخیره سازی و تجزیه و تحلیل اسناد و داده های پرسنل را داراست. همچنین این بخش قابلیت هایی مانند ردیابی PTO، درخواست و ثبت مرخصی، مدیریت مزایا وجود دارد.
کارآمد نمودن پرسنل
سیستم‌های HRMS می‌توانند داده‌های اطلاعات تجاری مورد نیاز را در اختیار شما قرار دهند تا با مشاهده و تحلیل آنها نقاط قوت و نقاطی که نیاز به بهبود دارند را در پرسنل خود بشناسید.
وفاداری پرسنل
سیستم HRMS می‌تواند با کمک به کسب مهارت‌های جدید، توسعه و بهبود مسیر شغلی و همچنین قدردانی و اهدای جوایز به کارکنان، به وفاداری پرسنل به سازمان و نگهداشت آنها کمک کند. استخدام، اخراج و بازنشستگی نباید تنها فرصتی برای ارتباط با کارمندان باشد. سیتم HRMS چرخه‌های بازخورد مثبت، رشد مداوم و رضایت افراد را تسهیل می‌کند.
مدیریت پرداخت ها و حقوق
یکی از کارکردهای اصلی نرم افزار HRMS از بدو ساخت، مدیریت حقوق و دستمزد بوده است. از طریق توابع سلف سرویس در سیستم HRMS، کارمندان می‌توانند کسورات انتخابی، کسر مالیات، حساب‌های سپرده مستقیم را تغییر دهند و همچنین صورت های درآمد خود را بازیابی کنند.
مدیریت نیروی کار
تیم‌های مدیریت منابع انسانی ارزیابی‌های کارکنان را انجام می‌دهند، زمان و حضور آنها را مدیریت می‌کنند، اقدامات انضباطی را اجرا می‌کنند و همچنین اطمینان می‌دهند که کارکنان در یک محیط سالم و امن کار می‌کنند.
با توجه به قابلیت‌های درخشان این نرم افزار و نقش اساسی آن در خودکار نمودن فرآیندهای منابع انسانی و سرعت بخشیدن به آنها و همچنین استقبال سازمان‌ها و کسب و کارهای فعلی از این سیستم، یادگیری نرم افزار HRMS که دوره رایگان آن نیز با عنوان نرم افزار مدیریت منابع انسانی (HRMS)نیز در سامانه مدیریت آموزش گروه سولیکو ارائه شده است نیز به کلیه کارشناسان و فعالان حوزه منابع انسانی توصیه می‌شود.
نویسنده و گرد آورنده: ملیحه مختاری
