برنامه PowerPoint از مجموعه Office شرکت مایکروسافت، محیطی تصویری جهت انتقال تفکرات و ایده‌های افراد به مخاطبان است. این فضا می‌تواند حاوی متن، تصویر و ویدئوهایی باشد که برای مخاطبان جذاب است. دانستن نکات مهم در مورد نحوه ساخت PowerPoint حرفه‌ای به درک و به خاطر سپردن اطلاعات ارائه شده سخنران توسط مخاطبان کمک شایانی می‌نماید. به همین دلیل ما در این مقاله، نکاتی مفید در مورد نحوه درج اطلاعات و المان‌های گرافیکی در مجموعه اسلایدهای ارائه را به منظور آماده نمودن ارائه‌ای حرفه‌ای و تاثیرگذار را بیان نمودیم.
این نکات عبارتند از :
1- از ویژگی Slide Master در Power Point، برای ایجاد یک فایل ارائه دارای قالب ثابت و استاندارد استفاده نمایید. توجه فرمایید که استفاده از محتواهای قرار گرفته شده در ساختارهای متنوع مانند: متون بولت بندی شده، دو ستونی، متن و تصویر و ... برای ارائه مناسب است. اما توجه فرمایید که عناصری همچون فونت، رنگ و تصویر زمینه می‌بایست ثابت باشند.
2- در هر اسلاید از تعداد کلمات محدودی استفاده نمایید. از عبارات کلیدی و اطلاعات ضروری و مهم در اسلایدهای خود استفاده نمایید و دقت داشته باشید فضای خالی در اسلاید، خوانایی را افزایش می‌دهد.
3- برای متن و زمینه آن از رنگ‌های متضاد استفاده نمایید. نوشتن متن با رنگ روشن بر روی زمینه تیره بهترین انتخاب است. در ارائه Power Point استفاده از زمینه‌های دارای طرح، خوانایی و تمرکز مخاطب را کاهش می‌دهد.
4- از بکاربردن Transitionهایی که غیرمعمول هستند، مانند text fly-ins در اسلایدها خودداری نمایید. چرا که این ویژگی‌ها ممکن است در ابتدا جالب به نظر برسد اما بعد از چند دقیقه باعث حواس پرتی مخاطب شده و برای او تکراری می‌شود.
5- استفاده بیش از حد از افکت‌های خاص مانند انیمیشن، صدا و موسیقی ممکن است، ارائه شما را بی اعتبار نماید و از استانداردها دور کند.
6- در داخل اسلایدها، از تصاویر با کیفیت و مفهومی که مکمل پیام و ایده شما هستند، استفده نمایید. همچنین قبل از فرا رسیدن زمان ارائه، اطمینان حاصل کنید که تصویرهای استفاده شده در ارائه بر روی صفحه بزرگ نیز کیفیت مطلوبی خواهد داشت.
7- اگر در اسلایدهای خود، از ویژگی Build ( ظاهر شدن متن شما پس از کلیک بر روی ماوس) استفاده می‌کنید، تنظیمات را به گونه‌ای اعمال نمایید که پس از کلیک، محتوا را به شیوه ای ثابت ظاهر کند و نمایش دهد. ظاهر شدن متن از بالا و یا چپ بهترین گزینه است. توصیه می‌شود تنها در موارد ضروری از این ویژگی استفاده نمایید زیرا استفاده بیش از حد از این قابلیت، سرعت ارائه شما را کاهش می‌دهد.
8- تعداد اسلاید خود را محدود نمایید. بهترین قانون نیز ارائه هر اسلاید در یک دقیقه است.
9- ارائه خود را به صورت غیر خطی هدایت کنید. PowerPoint به ارائه کننده اجازه می‌دهد بدون نیاز به جستجو و تورق در تمام صفحات موجود، سریعا به جلو یا عقب برود.
10- در صورت امکان، قبل از ارائه یکبار اسلایدهای خود را در صفحه ای که قرار است برای مخاطبان به نمایش گذاشته شود ببینید. مطمئن شوید که اسلایدها از ردیف آخر نیز قابل مشاهده هستند. همچنین تصاویر و المان‌های گرافیکی و متن نیز می‌بایست به اندازه کافی بزرگ و خوانا باشند البته نه بیش از حد معمول.
11- برای ارائه خود یک plan دوم هم داشته باشید. در این Plan، موقعیتی که به دلیل مشکلات فنی، انیمیشن‌ها و دیگر افکت‌ها نمایش داده نمی‌شوند را پیش‌بینی نمایید.
12- ارائه خود را به شخصی که در جریان آماده سازی آن قرار نداشته است، نمایش دهید. از او بخواهید که صادقانه در مورد، متن، رنگ، عناصر گرافیکی و افکت‌های بکار رفته در آن اعلام نظر کند.
13- در هنگام ارائه، از روی اسلایدهای خود نخوانید. متن نوشته شده روی اسلاید برای مخاطبانتان می‌باشد نه ارائه دهنده.
14- هنگام صحبت به سمت اسلاید خود نباشید و با مخاطبانتان صحبت نمایید.
نکات تکمیلی مربوط به محتواهای متنی و تصویری
فونت‌ها
1- از فونت‌های خوانا استفاده نمایید.
2- اندازه متن شما کمتر از 24point نباشد.
3- از یک فونت ثابت برای متن و همچنین عناوین استفاده نمایید.
4- از اندازه متفاوت فونت‌های انتخاب شده برای پاورقی و نوشته‌های فرعی و حاشیه‌ها استفاده نمایید.
5- آخرین فونت انتخابی برای شماره صفحات و حاشیه‌ها استفاده شود.
6- محتوای ارائه بیش از 4 فونت نداشته باشد.
7- از عبارات دارای متن با اندازه بین 35 تا 45 پوینت و حالت Bold برای عناوین استفاده نمایید.
8- برای نمایش اهمیت محتوا، از متنی با اندازه بزرگ‌تر استفاده کنید
9- برای افزایش تاثیرگذاری متن از اندازه، رنگ و یا سایز متفاوتی استفاده کنید.
10- از Italic نمودن فونت متن خودداری نمایید زیرا که از سرعت خواندن اسلایدهای شما جلوگیری می‌کند.
11- از علائم نگارشی به میزان کم استفاده نمایید.
12- تعداد کلمات موجود در هر خط بین 6 تا 8 باشد.
13- برای بولت بندی محتوای خود از قانون 6*6 استفاده نمایید. 6 خط حاوی 6 کلمه در هر اسلاید.
14- از متن روشن بر روی زمینه تیره و یا متن تیره بر روی زمینه روشن استفاده نمایید.
15- از کلماتی که تمام حروف آن بزرگ هستند جز برای عناوین استفاده نکنید.
16- برای اطمینان از مناسب بودن فونت، به فاصله 6 فوت از مانیتور خود بایستید و خوانایی آن را بررسی نمایید.
عناصر گرافیکی
1- از قالب گرافیکی مناسب و یکسان برای تمام اسلایدهای ارائه استفاده نمایید.
2- تنها اطلاعات ضروری را در اسلاید وارد نمایید.
3- محتواها و عناصر گرافیکی، شفاف و واضح باشند.
4- از رنگ‌های متضاد و مورد پسند همگان استفاده کنید.
5- از زمینه ثابت و خلوت استفاده نمایید.
6- از یک نوع آیکن برای بولت‌بندی در تمام اسلایدها استفاده کنید.
7- از یک یا 2 تصویر بزرگ به جای چند تصویر کوچک در اسلایدهای خود استفاده کنید.
8- تمام تصاویر استفاده شده در اسلایدهای ارائه، هم اندازه باشند.
9- از حاشیه‌های ثابت و یکسان استفاده کنید.
10- تمام تصاویر یا به صوت افقی باشند یا عمودی.
11- هنگام استفاده از تصاویر حتما آن‌ها را شماره گذاری و آدرس‌دهی نمایید.
12- در هر اسلاید از تعداد زیادی عناصر گرافیکی استفاده نکنید.
رنگ‌ها
1- از بکاربردن رنگ‌های زیاد و متنوع خودداری نمایید.
2- در یک نمودار، از بیشتر از 4 رنگ استفاده نکنید.
3- حتما قبل از ارائه، رنگ‌ها را روی صفحه نمایش بررسی نمایید، زیرا ممکن است رنگشان متفاوت از رنگ نمایش داده شده در صفحه مانیتور باشد.
نکات کلی
- برای ارائه خود، برنامه‌ریزی نمایید.
- تحقیقات خود را دقیق، انجام دهید.
- مخاطبان خود را بشناسید.
- زمان بندی ارائه خود را تعیین نمایید.
- به آسانی و واضح صحبت کنید.
- املا و دستور زبان متون خود را بررسی کنید.
- از روی ارائه خود نخوانید بلکه از متون آن به عنوان یک کلید جهت به خاطر آوردن متن ارائه استفاده کنید.
- در ابتدای ارائه خلاصه‌ای از تمام اسلایدهای خود بیان کنید سپس تمام اطلاعات را ارائه دهید و در پایان نیز، نکات بیان شده را مرور نمایید.
- بهتر است نکات بولت‌بندی شده به ترتیب و پس از کلیک سخنران ظاهر شوند، زیرا در این صورت مخاطبان به سخنران توجه می‌کنند نه مطالب روی اسلاید.
- اگر از جلوه های صوتی استفاده می‌کنید، بهتر است تا منتظر بمانید صدا تمام شود و سپس صحبت کنید.
- اگر محتوای ارائه سخت و پیچیده است، توصیه می‌شود اسلایدها را چاپ کنید تا مخاطبان بتوانند یادداشت برداری کنند.
- پشت به مخاطب خود قرار نگیرید، سعی کنید مانیتور را در موقعیتی قرار دهید که هم روبه روی مخاطبانتان باشید و هم بتوانید نکات را از روی مانیتور بخوانید.
نویسنده و گرد آورنده: ملیحه مختاری
منابع
